Inwentaryzacja cykliczna w magazynie w firmach EMS. Czy jest potrzebna? Cele, metody, narzędzia

W firmach EMS (Electronics Manufacturing Services), gdzie tempo produkcji jest wysokie, a liczba komponentów liczona w milionach sztuk, kontrola zapasów to jeden z kluczowych elementów utrzymania płynności operacyjnej. Błędy w ewidencji, nawet na poziomie promili, mogą prowadzić do zatrzymania całej linii SMT lub błędnego planowania zakupów. Dlatego coraz więcej firm z branży wprowadza inwentaryzację cykliczną (cycle counting) jako element codziennego zarządzania magazynem.

Dlaczego cykliczna inwentaryzacja jest potrzebna w EMS

Tradycyjna, roczna inwentaryzacja wiąże się z przestojami, dodatkowymi kosztami i ryzykiem, że błędy w ewidencji zostaną wykryte zbyt późno. W firmach EMS wdrożenie cyklicznej inwentaryzacji pozwala zredukować odchylenia stanów magazynowych o 60–80% w ciągu pierwszego roku jej stosowania.

Dzięki regularnym, planowanym kontrolom możliwe jest szybkie wykrycie różnic wynikających z błędów kompletacji, pomyłek przy etykietowaniu lub zleceniach naprawczych.

Co istotne, cykliczna inwentaryzacja pozwala też uniknąć kosztownych przestojów produkcji. W firmach montujących elektronikę każda minuta przestoju linii może oznaczać stratę kilkuset euro. Regularna kontrola komponentów kluczowych (np. procesorów, pamięci NAND, modułów komunikacyjnych) minimalizuje to ryzyko.

Cele inwentaryzacji cyklicznej

W firmach EMS cele inwentaryzacji cyklicznej są wielowymiarowe:

• Zwiększenie dokładności ewidencji magazynowej – umożliwia utrzymanie poziomu błędu poniżej 0,1%.
• Wsparcie audytów i certyfikacji jakościowych (np. ISO 9001, IATF 16949, IPC-A-610).
• Optymalizacja kosztów – ograniczenie strat materiałowych i rezerw księgowych.
• Lepsze planowanie MRP – wiarygodne dane o stanach umożliwiają dokładniejsze prognozy zapotrzebowania materiałowego.

W praktyce oznacza to, że menedżer magazynu, czy pracownicy działów zakupów mają pełny wgląd w rotację i rzeczywistą dostępność elementów na magazynie, redukując tym samym ryzyko niespodziewanych braków na produkcji.

Metody inwentaryzacji cyklicznej

Najczęściej stosowane metody to:

• Według lokalizacji – kontrola wybranych sekcji magazynu, np. strefy SMT lub buforów linii montażowych.
• Według wartości – częstsze liczenie komponentów o wysokiej wartości jednostkowej, takich jak układy scalone, czy moduły Wi-Fi.
• Według rotacji – komponenty o dużym przepływie kontrolowane częściej, te o małej – rzadziej.
• Według klasyfikacji ABC – jedna z najefektywniejszych metod w EMS.

Klasyfikacja ABC w praktyce EMS

Klasyfikacja ABC to jedno z podstawowych narzędzi analitycznych wykorzystywanych w zarządzaniu zapasami – oparta na zasadzie Pareto (80/20), pozwala zidentyfikować, które komponenty mają największy wpływ na wartość zapasów i działalność firmy. Uniwersalność reguły Pareto, która znajduje zastosowanie w tak różnych dziedzinach jak ekonomia, kontrola jakości czy biologia, sprawia, że jej użycie w zarządzaniu zapasami nie jest przypadkowe. Opiera się bowiem na przewidywalnym i powtarzalnym zjawisku, że niewielka część asortymentu będzie generować zdecydowaną większość wartości, co czyni analizę ABC niezawodnym i fundamentalnym narzędziem strategicznym. 

Klasyfikacja ABC oparta na zasadzie Pareto (80/20):

• Klasa A – 20% komponentów generujących 80% wartości zapasów (np. mikrokontrolery, FPGA, moduły RF). Wymagają one cotygodniowych lub nawet codziennych kontroli.
• Klasa B – komponenty średniej wartości (np. złącza, kondensatory), inwentaryzowane np. raz w miesiącu.
• Klasa C – elementy niskiej wartości (rezystory, podkładki, śruby), kontrolowane np. półrocznie.

Taki podział komponentów w firmie EMS to nie tylko statystyka – to konkretna instrukcja działania. Po zaklasyfikowaniu produktów warto natychmiast przełożyć wyniki na działania operacyjne w magazynie.

Klasa A wymaga znacznie większej uwagi, kontroli i precyzji, podczas gdy pozycje klasy C mogą być zarządzane w sposób uproszczony i bardziej automatyczny.

To właśnie tu zaczyna się realna optymalizacja – poprzez dostosowanie strategii do wartości danego towaru.

Narzędzia wspierające proces inwentaryzacji cyklicznej

Współczesne firmy EMS nie polegają już na papierowych arkuszach. Procesy inwentaryzacyjne wspierają:

• Systemy WMS (Warehouse Management System) – planują harmonogram liczenia, automatycznie aktualizują dane i raportują odchylenia.
• Integracja z ERP (SAP, Oracle, IFS, bądź innymi własnymi systemami magazynowymi) – zapewnia zgodność z planowaniem materiałowym MRP i księgowością.
• Skanery kodów 2D / QR oraz RFID – umożliwiają szybkie, bezbłędne rejestrowanie danych.
• Tablety i terminale mobilne – wspierają pracę w czasie rzeczywistym, szczególnie w strefach ESD.

Metodologia działania inwentaryzacji cyklicznej w TSTRONIC

W TSTRONIC istnieją dwa mechanizmy tworzenia Klasyfikacji ABC komponentów.

Na etapie tworzenia indeksów komponentów wdrożona jest Klasyfikacja ABC. Zgodnie z tą klasyfikacją wszystkie komponenty w systemie MRP mają z definicji nadawane odpowiednie kategorie ABC. Te kategorie są stałe, są one również widoczne na etykietach opakowań.

Na potrzeby Procesu Inwentaryzacji Cyklicznej wdrożony został jednak dodatkowy parametr XYZ, który jest zmienny i nadawany w oparciu o rozchody dla danego indeksu z okresu ostatnich 13 miesięcy wyliczone na podstawie tzw. współczynnika zmienności względnej. 

W efekcie powyższych algorytmów i wyliczeń inwentaryzacja cykliczna w TSTRONIC oparta jest o 9 grup materiałowych.

Każdego dnia dedykowany system magazynowy TSTRONIC generuje listę indeksów magazynowych do przeliczenia na podstawie przypisanych algorytmów.

Arkusze inwentaryzacyjne są wypełniane przez pracowników magazynu,

które raz dziennie kierownik magazynu zatwierdza i waliduje.

W przypadku stwierdzenia niezgodności musi nastąpić ponowne przeliczenie danego/danych indeksów przez pracownika magazynu oraz ponowne wypełnienie arkusza inwentaryzacyjnego.

Zatwierdzone arkusze sukcesywnie są przesyłane do księgowości.

Pozycje, których nie można przeliczyć według wskazania systemu w danym dniu np.: opakowania uzbrojone w maszynie w czasie trwania montażu, wymagają inwentaryzacji w dniu kolejnym, a system jednocześnie generuje nowe pozycje do przeliczenia.

Główne zalety Inwentaryzacji Cyklicznej

•       wiarygodne i aktualne stany magazynowe,
•       identyfikacja pierwotnych przyczyn występowania niezgodności,
•       brak konieczności przeprowadzania inwentaryzacji rocznej,
•       bieżąca możliwość analiz przyczyn niespodziewanych braków,
•       ułatwiona obsługa opakowań,
•       możliwość analizowania przydzielonych nadwyżek dla indeksów magazynowych
•       możliwość analizowania prognoz w oparciu o wymagane analizy

Podsumowanie

Inwentaryzacja cykliczna to dziś nie opcja, lecz konieczność w nowoczesnych firmach EMS. Zapewnia bieżącą kontrolę nad zapasami, ogranicza koszty, zwiększa bezpieczeństwo produkcji i poprawia jakość danych systemowych.

Połączenie metodyki ABC z nowoczesnymi narzędziami WMS/ERP pozwala stworzyć system zarządzania magazynem, który nie tylko spełnia wymagania audytorów, ale realnie wspiera efektywność operacyjną.

W środowisku, gdzie każda sekunda przestoju i każdy błąd kosztują setki euro, cykliczna inwentaryzacja staje się filarem stabilności procesów EMS.

Autor: Izabela Tyka-Wojciechowska, Dyrektor Działu Logistyki w TSTRONIC

Absolwentka Studiów MBA GFKM z wyróżnieniem, przy współpracy z Rotterdam School of Management. Ambitna i zmotywowana w dążeniu do wyznaczonych celów menedżer. Z 15 letnim doświadczeniem w szeroko pojętej branży Zarządzana Łańcuchem Dostaw i Handlu Międzynarodowego w TSTRONIC. Skoncentrowana na efektywnym budowaniu zespołów z doskonałymi umiejętnościami komunikacyjnymi. Lider, motywator. Z pasją do pracy.

www.tstronic.eu