Jak minimalizować koszty i optymalizować projekt klienta w dynamicznym środowisku EMS?

Artykuł przedstawia, jak controlling w czasie rzeczywistym wspiera klienta w podejmowaniu świadomych decyzji, pomaga unikać zbędnych kosztów i optymalizować projekt na każdym etapie współpracy. 

1. Wprowadzenie: controlling w służbie klienta

W EMS zarządzanie projektem klienta w czasie rzeczywistym oznacza stałe wspieranie go w podejmowaniu decyzji finansowo-operacyjnych na każdym etapie realizacji — z jasnym celem: zapewnienie przewidywalności kosztów, unikanie zbędnych wydatków i optymalizację projektu pod kątem efektywności. Klient oczekuje przejrzystości sytuacji i partnera, który reaguje proaktywnie na zmiany, tak aby końcowy rachunek nie zaskakiwał nieprzewidzianymi kosztami.

W dynamicznym środowisku EMS przewidywalność kosztów i optymalizacja nie dzieją się przypadkiem — wymagają świadomego zarządzania projektem w czasie rzeczywistym, bieżącej analizy danych i współpracy zespołów.

Controlling w takim ujęciu koncentruje się na tworzeniu wartości dla klienta: poprzez bieżące śledzenie odchyleń, ocenę wpływu decyzji na koszty i dostosowywanie planów do zmieniających się warunków. W podejściu zgodnym z najlepszymi praktykami zarządzania kosztami (m.in. RCA – Resource Consumption Accounting i budżetowania kroczącego), każdy projekt jest traktowany jak proces wymagający ciągłej optymalizacji. Integracja danych z systemów ERP umożliwia szybkie wykrywanie odchyleń i aktualizowanie działań w oparciu o rzetelne dane, wspierając podejmowanie decyzji w zgodzie z najlepszymi praktykami zarządzania kosztami.

2. Wyzwania EMS – zmienność i oczekiwania klienta

Projekty EMS to złożoność i ciągłe zmiany: rewizje BOM, przyśpieszone terminy czy zmiany wielkości partii. To naturalne elementy współpracy, które mogą wpływać na dostępność materiałów i wymagają szybkich decyzji oraz świadomego zarządzania.

Klienci oczekują jednak, że nawet w dynamicznych warunkach zachowana będzie przewidywalność kosztów i pełna transparentność. Dlatego skutki każdej zmiany są analizowane w czasie rzeczywistym, a możliwe scenariusze — jasno komunikowane klientowi. Dzięki temu może on wybrać optymalne rozwiązanie i uniknąć niepotrzebnych kosztów, zachowując kontrolę nad projektem.

Analizy łączą dane systemowe z wiedzą operacyjną, co pozwala całościowo ocenić skutki zmian i ich wpływ na projekt. Nie każda zmiana oznacza dodatkowe koszty — umiarkowane przesunięcia zwykle nie wpływają na cenę jednostkową, jednak przyśpieszenie realizacji lub drastyczne zmiany mogą generować nadwyżki magazynowe lub zakupy interwencyjne. Kluczowe jest, aby klient o tych ryzykach wiedział z wyprzedzeniem i miał pewność, że jego projekt pozostaje pod profesjonalnym nadzorem. Dzięki temu klient może mieć pewność, że projekt jest zarządzany w sposób przewidywalny i profesjonalny, nawet w obliczu nieuchronnych zmian.

3. Ofertowanie – rzetelność i pierwsze optymalizacje

Już na etapie oferty klienci odczuwają korzyści z takiego podejścia: cena jest nie tylko konkurencyjna, lecz także realistyczna i przemyślana. Integracja danych finansowych i operacyjnych w systemie ERP, wsparta modelami analitycznymi i podejściem RCA, umożliwia dostarczanie w czasie rzeczywistym informacji o planowanej rentowności projektu. W EMS kalkulowane są zarówno pełne i marginalne koszty procesu, jak i koszty kapitałowe materiałów wynikające z założonego cyklu konwersji gotówki i WACC. Dane te wyznaczają dolną granicę opłacalności i stanowią dla sprzedaży ważny punkt odniesienia przy ustalaniu ceny ofertowej — tak, aby była atrakcyjna dla klienta i bezpieczna dla firmy.

Podstawą przygotowania oferty są działania logistyki i produkcji, w ramach których już na etapie wyceny proponowane są zamienniki komponentów, negocjowane ceny z dostawcami i wskazywane usprawnienia procesowe — tak, aby obniżyć koszt jednostkowy i zwiększyć efektywność. Dane o tych optymalizacjach trafiają do systemu ERP i stanowią fundament kalkulacji przedstawianej klientowi.

Klient otrzymuje dzięki temu ofertę transparentną i opartą na rzetelnych danych. W zestawieniu materiałowym widoczne są szczegóły: nazwy i indeksy elementów, MPN, MOQ, MPQ, ceny jednostkowe, przyjęty kurs walutowy oraz wartość całkowita. Już na tym etapie szacowana jest także wartość elementów, które mogą pozostać po realizacji projektu — tak, aby klient mógł świadomie ocenić wszystkie koszty.

Dane z systemu wspierają podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym, a doświadczenie operacyjne pozwala na formułowanie trafnych rekomendacji. Dzięki temu oferta jest przygotowana profesjonalnie, z myślą o efektywności finansowej klienta i o długoterminowej wartości współpracy.

4. Zamawianie i zarządzanie materiałami – dynamiczne reagowanie

Faza zamawiania materiałów w projektach EMS wymaga elastyczności i szybkich reakcji. Choć klient rozlicza się zgodnie z zatwierdzoną ofertą, zmiany w BOM lub zakończenie projektu mogą skutkować nadwyżkami komponentów, które nie były uwzględnione w cenie jednostkowej. Zgodnie z umowami klient ponosi koszt tych nadwyżek, ale w praktyce oczekuje, że będą one jak najmniejsze i że będzie o nich informowany na bieżąco.

System ERP umożliwia bieżące monitorowanie stanów magazynowych i zamówień zakupów, co pozwala szybko reagować na zmiany: anulować zamówienia u dostawców, przesunąć dostawy lub znaleźć alternatywne rozwiązania, takie jak odsprzedaż nadmiarowych komponentów. Uporządkowanie procesu zarządzania zapasami i zamówieniami pozwoliło skrócić cykl zapasów o ponad 30%, ograniczając zamrożony kapitał i podnosząc efektywność kosztową realizowanych projektów.

Klient na bieżąco otrzymuje zestawienia nadwyżek i elementów zbędnych wraz z ich wartością oraz propozycjami zagospodarowania — na przykład wykorzystania w innych projektach, odsprzedaży lub użycia jako zamienników przy kolejnych zamówieniach. Dzięki temu decyzje mogą być podejmowane świadomie i elastycznie, z pełną wiedzą o finansowych konsekwencjach.

Działania te są wynikiem współpracy działów operacyjnych, które łączą dane systemowe z wiedzą rynkową i negocjacjami z dostawcami. Dzięki temu klienci mają pewność przewidywalnych kosztów i unikają niespodzianek, a współpraca charakteryzuje się zaufaniem i minimalizacją obciążeń.

5. Produkcja – monitoring, kontrola i optymalizacja procesu

W trakcie produkcji kluczowe znaczenie ma bieżący monitoring realizacji zlecenia i szybkie wychwytywanie odchyleń od założonych norm czasowych i jakościowych. System ERP rejestruje czasy pracy operatorów i maszyn, przestoje, naprawy i reworki, co pozwala na bieżąco oceniać rzeczywiste wykorzystanie zasobów i wydajność stanowisk. Dane te wspierają podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym, ograniczając narastanie kosztów i ryzyk.

Jeżeli pojawiają się odchylenia od planowanych norm, w pierwszej kolejności analizowane są możliwości poprawy samego procesu, aby osiągnąć zakładaną wydajność. Jeśli nie jest to możliwe, normy SOE są dostosowywane, aby kolejne projekty były planowane bardziej realistycznie. W przypadkach, gdy proces okazuje się bardziej wydajny niż zakładano, normy są aktualizowane na bieżąco, a wypracowane oszczędności mogą zostać uwzględnione w przyszłych ofertach.

Optymalizacja wykracza poza drobne usprawnienia. Wartością dodaną pozostają również większe zmiany technologiczne, opracowywane dzięki analizom danych ERP i wiedzy inżynierskiej. W jednym z projektów przeniesienie montażu elementów THT z lutowania ręcznego na agregat selektywny pozwoliło skrócić czas operacji i obniżyć cenę jednostkową procesu o około 20%.

Wszystkie te działania mają na celu utrzymanie zgodności z planem, minimalizowanie odchyleń i wykorzystanie zasobów w sposób optymalny, tak aby klient otrzymywał coraz bardziej konkurencyjne rozwiązania przy kolejnych zamówieniach. To podejście odzwierciedla kulturę ciągłego doskonalenia i zarządzania opartą na danych, zgodnie z najlepszymi praktykami branżowymi.

6. Podsumowanie projektu – wiedza, która tworzy wartość

Po zakończeniu projektu przygotowywane jest szczegółowe podsumowanie, obejmujące zużycie materiałów, rzeczywiste koszty i odchylenia od budżetu oraz czasy realizacji w odniesieniu do założeń SOE. Celem tej analizy jest wyciągnięcie wniosków i przygotowanie lepszych warunków dla kolejnych realizacji. Dane zebrane w projekcie zasilają budżetowanie kroczące, a wnioski dotyczące koniecznych korekt norm przekazywane są do systemu ERP, aby zaktualizować parametry operacyjne i budżetowe.

Warto podkreślić, że podsumowanie nie jest jednorazowym raportem – to proces ciągły. Już w trakcie realizacji monitorowane są odchylenia wyceny materiałowej od rzeczywistych kosztów BOM oraz założonych czasów operacji względem danych ERP. Każde odchylenie narzutu jest monitorowane na poziomie pojedynczych komponentów w BOM, co pozwala od razu reagować – negocjować z dostawcami, korygować zamówienia lub stosować zamienniki – i ograniczać wpływ niepożądanych zmian cen na budżet projektu.

Końcowe podsumowanie jest formalnym domknięciem tego procesu i bazą wiedzy do optymalizacji kolejnych ofert. Proponowane są rozwiązania, które zmniejszają koszty lub skracają czas realizacji, wykorzystując wiedzę zgromadzoną podczas realizacji projektu. Takie podejście odzwierciedla zasady uczenia się organizacyjnego i tworzenia wartości zgodnie z najlepszymi praktykami zarządzania finansowego.

7. Podsumowanie: controlling jako narzędzie partnerskiej współpracy

Controlling w EMS to znacznie więcej niż kalkulacja kosztów i raportowanie odchyleń. To codzienna, aktywna współpraca z klientem na każdym etapie projektu – od oferty, przez zakupy i produkcję, aż po podsumowanie. Jego nadrzędnym celem jest zapewnienie, że projekt realizowany jest efektywnie finansowo, bez zbędnych kosztów i z pełną przejrzystością sytuacji.

Dzięki bieżącemu monitorowaniu procesów, analizie odchyleń i szybkiemu reagowaniu na zmiany, klient zyskuje pewność, że jego projekt jest optymalizowany w czasie rzeczywistym i że każda decyzja ma przeanalizowane konsekwencje finansowe. Takie podejście pozwala unikać niepotrzebnych wydatków i lepiej wykorzystywać dostępny budżet, a w dłuższej perspektywie – osiągać bardziej konkurencyjne ceny jednostkowe i wyższą efektywność kolejnych projektów.

Controlling stanowi fundament partnerskiej współpracy z klientem: służy doradztwem, wsparciem i weryfikacją, zawsze mając na uwadze jego interes i długofalowy sukces. Dzięki temu klienci mają pewność, że ich projekty są prowadzone zgodnie z uznanymi standardami zarządzania finansowego i operacyjnego, budując trwałą wartość i zaufanie w relacji.

Autor: Piotr Przybylski – Kontroler Finansowy w TSTRONIC

www.tstronic.eu

Zapraszamy na TEK.day Gdańsk, 11 września 2025. Zapisz się tutaj!