Strategia wyboru dostawcy EMS. Dlaczego przygotowanie decyduje o wszystkim

Samsung przekonało się o tym w 2016 roku podczas kryzysu Galaxy Note 7. Firma miała dwóch różnych dostawców baterii – Samsung SDI i Amperex Technology Limited (ATL). Oba niezależnie od siebie dostarczyły wadliwe komponenty, które powodowały przegrzewanie i pożary telefonów. Rezultat? Wycofanie 2,5 miliona urządzeń z rynku i straty przekraczające 5 miliardów dolarów. Problem polegał na tym, że Samsung nie przeprowadził wystarczająco gruntownych testów i weryfikacji procesu produkcyjnego u swoich dostawców przed masową produkcją.

To lekcja nie tylko dla globalnych korporacji. W każdej firmie, która opiera swój biznes na produkcie elektronicznym, niezależnie od tego, czy mówimy o nowym projekcie, czy o skalowaniu sprawdzonego rozwiązania - wybór dostawcy EMS to decyzja strategiczna. Taka, która może zdecydować o ciągłości dostaw, stabilności jakości i przewadze operacyjnej.

A mimo to, wiele organizacji nadal podejmuje tę decyzję w sposób tylko pozornie analityczny. Kryteria niby są, ale niespójne, często nieudokumentowane. Analizy powstają, ale bez jednolitej struktury i bez możliwości powtórzenia procesu w przyszłości. Emocje i presja czasu mieszają się z danymi, które tylko z pozoru odgrywają decydującą rolę. Brakuje metodologii, która oddzieliłaby fakty od założeń i pozwoliła podejmować decyzje w sposób powtarzalny, przejrzysty i strategiczny.

Dlaczego metodologia ma znaczenie

Warto spojrzeć na ten proces jak na poszukiwanie partnera na lata, a nie tylko wykonawcy usług. Najlepsze alianse biznesowe oparte są na zaufaniu, transparentności i wspólnym dążeniu do sukcesu. Takie podejście zyskuje na znaczeniu globalnie, już lata temu Gartner prognozował, że prawie połowa producentów elektroniki przeniesie produkcję bliżej macierzystych rynków (reshoring/nearshoring) w poszukiwaniu stabilności dostaw. Firmy coraz częściej świadomie wybierają partnerów EMS właśnie pod tym kątem, coraz bardziej liczy się też elastyczność, bezpieczeństwo dostaw i kultura współpracy.

Po ostatnim kryzysie oczywiste stało się to, że dobre relacje z dostawcą mogą zdecydować o odporności biznesu na kryzysy. Znalezienie EMS który połączy twarde argumenty jakimi rządzi się świat B2B (cena, jakość, terminowość) z tymi wskazanymi wyżej to trudne zadanie, warto je sobie ułatwić poprzez sprocesowanie swoich działań. A zacząć najlepiej zawsze od… siebie.

Przygotowanie: poznaj swoje potrzeby i oczekiwania

Zanim rozpoczniesz przegląd potencjalnych dostawców, przygotuj własną organizację do tego procesu. Kluczem jest jasne zdefiniowanie, czego oczekujesz od partnera EMS w kilku obszarach:

• Potrzeby operacyjne (np. park maszynowy dostawcy, kompetencje twarde, doświadczenie dostawcy w Twojej branży, wymagane technologie, wsparcie inżynieryjne, ubezpieczenia).
• Potencjał współpracy (np. wolumeny produkcyjne, ilość rodzajów płyt/rodzin produktów).
• Wymagania jakościowe i certyfikacje (np. certyfikaty, system zarządzania jakością, narzędzia, procesy, doświadczenie w specyficznych procedurach jak PPAP, wsparcie techniczne jak SPI, AOI, X-Ray).
• Wymagania dotyczące traceability.
• Wymogi logistyczne i lokalizacja.
• Bezpieczeństwo współpracy (np. systemy cyber bezpieczeństwa, kondycja finansowa potencjalnego partnera, struktura właścicielska, majątek własny/kapitał, ubezpieczenie, poziom wiarygodności potwierdzony raportami w wywiadowni gospodarczych).

Samoświadomość własnych potrzeb pozwoli Ci przygotować listę kryteriów selekcji i profil idealnego dostawcy. Dzięki temu już na starcie odrzucisz firmy, które nie pasują (np. za małe moce przerobowe, brak koniecznych certyfikatów, brak renomy lub doświadczenia). Takie przygotowanie zapobiega marnowaniu czasu na oferty, które „ładnie wyglądają”, ale nie spełnią strategicznych oczekiwań.

Długa lista kandydatów: research i wstępna selekcja

Mając jasno określone wymagania, przystępujesz do tworzenia listy potencjalnych dostawców EMS. Gdzie ich szukać? Poza oczywistymi źródłami jak wyszukiwarki internetowe i katalogi branżowe, nieocenione są polecenia. Warto zasięgnąć opinii zaprzyjaźnionych firm produkcyjnych, zapytać o doświadczenia w ramach grup branżowych czy na konferencjach.

Teraz czas na weryfikacje online: strona internetowa potencjalnego EMS to punkt wyjścia, traktuj ją jak wizytówkę firmy. Sprawdź, czy jawnie prezentuje zakres usług, park maszynowy, certyfikaty jakości, obsługiwane rynki a także kluczowy zasób jakim jest Kadra Zarządzająca. Braki informacji lub ogólniki mogą być sygnałem ostrzegawczym. Zwróć uwagę na treści świadczące o dojrzałości organizacji. Te elementy zdradzają, czy firma stawia na transparentność i partnerstwo, czy na marketingowe slogany.

Pierwszy kontakt: test obustronny, czyli budowanie wizerunku i zaufania

Gdy masz już listę najbardziej obiecujących firm, pora na pierwszy kontakt, zwykle w formie maila lub telekonferencji. Ten etap bywa niedoceniany, a z perspektywy dostawcy EMS jest on kluczowym papierkiem lakmusowym przyszłej współpracy. Pamietaj, że pierwsze wrażenie działa w obie strony. Pierwszy kontakt to nie tylko wymiana uprzejmości, ale moment, w którym możesz zademonstrować swój profesjonalizm jako klient i jednocześnie ocenić kompetencje potencjalnego dostawcy. Dla obu stron jest to test przygotowania merytorycznego i zrozumienia wzajemnych oczekiwań.

Z perspektywy dostawcy EMS, uwierzcie lub nie - klient też jest oceniany. Firma, która otrzymuje zapytanie od potencjalnego kontrahenta, analizuje jak jest ono sformułowane: czy przedstawia jasno potrzeby, czy pytania są konkretne, czy widać przygotowanie i powagę zamiaru. Profesjonalny, przemyślany e-mail z zapytaniem buduje Twój wizerunek jako poważnego partnera już na starcie. Jeśli natomiast pierwsza wiadomość od klienta jest chaotyczna, niepełna, zbyt ogólnikowa lub co najgorsze, wygląda jak wiadomość seryjna/benchamarking - topowi dostawcy grzecznie odmówią dalszego jej procesowania.

Pierwszy kontakt to również narzędzie selekcji. Po stronie klienta daje on szansę na szybkie wychwycenie, czy dostawca rzeczywiście spełnia założone wymagania. Już po wstępnej wymianie maili lub rozmowie telefonicznej można ocenić m.in.: jakość komunikacji (czy odpowiadają profesjonalnie, terminowo i rzeczowo), elastyczność podejścia (czy próbują zrozumieć specyfikę projektu), poziom kompetencji technicznych (czy referują do konkretnych rozwiązań, zadają sensowne pytania, czy raczej unikają odpowiedzi). Jeśli dostawca już na tym etapie nie potrafi merytorycznie odnieść się do naszych pytań, szansa że nagle poprawi się w późniejszej współpracy jest znikoma.

Z punktu widzenia EMS, dobrze poprowadzony pierwszy kontakt ze strony klienta ustawia ton dalszych relacji. Gdy pokażesz się jako partner zorganizowany, wymagający i znający swoje cele, rzetelny dostawca dostosuje się do tego poziomu. Jest to też okazja, by zyskać przewagę negocjacyjną: pytając o rzeczy trudne, możesz nie tylko zdobyć ważne informacje, ale i sprawdzić reakcję. Uważaj wtedy szczególnie na dwie kategorie odpowiedzi:

a) uniki lub zdawkowe obejście tematu to alarmujący sygnał co do kompetencji lub transparentności firmy;

b) odpowiedź na każde trudne pytanie na zasadzie „oczywiście, nie ma problemu, będzie pani zadowolona” sugerująca, że priorytetem jest podpisanie kontraktu „a dalej to się zobaczy”.

Prawda jest bowiem taka, że prawdziwa partnerska współpraca to prawa, ale i obowiązki po obu stronach układu.

Umowa o tajemnicy

Przy pierwszym kontakcie często podpisywany jest NDA, to dobry moment, by formalnie zabezpieczyć wymianę bardziej szczegółowych danych technicznych i handlowych. Profesjonalny dostawca zaproponuje własny wzór NDA lub sprawnie skomentuje Twój, zwracając uwagę na newralgiczne zapisy (np. definicje informacji poufnych, okres obowiązywania, kary za naruszenie). Sama dyskusja o NDA może zdradzić podejście firmy do zaufania i partnerstwa, czy stawiają na fair play (obustronne zabezpieczenie), czy próbują narzucić jednostronne warunki.

RFI - zapytanie o informację, które porządkuje proces

Po pozytywnym pierwszym kontakcie nadchodzi etap pogłębionej weryfikacji, czyli RFI (Request for Information). Jest to formalny formularz lub dokument z zestawem pytań do potencjalnych dostawców, mający na celu zebranie szczegółowych informacji o ich możliwościach, zasobach i sposobie działania. W branży EMS RFI odgrywa kluczową rolę – to dzięki niemu przed fazą ofert cenowych możemy porównać jabłka do jabłek, zyskując ustrukturyzowany obraz każdego dostawcy. Dobrze przygotowany formularz RFI pozwala ocenić m.in.:

• Profil firmy: wielkość (obroty, liczba pracowników), kluczowi klienci i rynki (czy mają doświadczenie w naszej branży).
• Zakres usług: czy poza montażem oferują wsparcie projektowe, inżynierię testów, zakupy komponentów na dużą skalę, obsługę logistyczną, usługi komplementarne.
• Możliwości technologiczne: dostępne technologie montażu, okno technologiczne, jak radzą sobie ze specjalnymi procesami (np. lutowanie selektywne, powłoki zabezpieczające, testy funkcjonalne).
• System zarządzania jakością: obowiązujące certyfikaty, wskaźniki jakości, procedury kontroli i testowania, podejście do traceability.
• Zarządzanie łańcuchem dostaw: czy posiadają sprawdzonych dostawców komponentów, jak radzą sobie z niedoborami (czy mają alternatywne źródła, buforowe stany magazynowe)
• Przejrzystość cenowa: czy oferują open book w zakresie kosztów komponentów i montażu (o tym poniżej).
• Stabilność i finanse: ilu lat firma działa, czy jest rentowna, jaka jest struktura własności, czy jest skłonna przedstawić referencje lub case studies.
• Elastyczność i możliwości skalowania produkcji (bardzo ważne).
• Kultura organizacyjna i komunikacja: jakkolwiek trudno to zawrzeć w formularzu, warto zadać pytania o wartości firmy, podejście do ciągłego doskonalenia, sposób komunikacji z klientem (np. czy będzie dedykowany account manager/projekt manager dla naszego projektu). To właśnie te „miękkie”, często niedoceniane na początku aspekty decydują o satysfakcji we współpracy na dłuższą metę.

Standaryzacja RFI ma tę zaletę, że ułatwia porównanie dostawców na etapie wstępnym. Odpowiedzi otrzymane w jednakowym formacie można zestawić w formie tabelarycznej lub punktowej. Co więcej, samo wysłanie profesjonalnego RFI sygnalizuje potencjalnym partnerom, że poważnie i metodycznie podchodzisz do wyboru, po prostu buduje to Twój autorytet i dobre relacje od początku współpracy.

W praktyce, do etapu RFI zaprasza się już tylko wstępnie rokujących dostawców, np. 5 firm, które pozytywnie przeszły badanie stron www i pierwszą rozmowę. Dzięki temu nie marnujesz czasu swojego ani dostawców, którzy i tak by odpadli. Po analizie odpowiedzi RFI często okazuje się, że tylko część z nich spełnia obietnice: np. jedna firma może ujawnić brak ważnej certyfikacji, inna, niewystarczające moce dla naszego wolumenu, jeszcze inna, nieakceptowalne warunki płatności. Te ustalenia pozwalają zawęzić listę do faktycznych kandydatów do oferty cenowej (RFQ). Jak sugeruje praktyka branżowa, na tym etapie warto zostawić sobie margines wyboru: 3 - 4 najlepszych dostawców przechodzi dalej. Większa liczba utrudniłaby rzetelne porównanie i angażowała zbyt duże zasoby, z kolei wybór od razu tylko jednego byłby przedwczesny i ryzykowny.

Zapytanie ofertowe (RFQ) i analiza kosztów – cena to nie wszystko

Mając listę finalistów, przychodzi czas na RFQ (Request for Quotation), czyli formalne zapytanie ofertowe dotyczące już konkretnych warunków współpracy. W RFQ przekazujesz zwykle szczegółową dokumentację produktu oraz oczekiwane warunki współpracy (wolumeny, harmonogramy dostaw itp.). W interesie obu stron leży, aby RFQ było maksymalnie precyzyjne, pozwoli to uniknąć niespójności ofert i „niespodzianek” w późniejszych negocjacjach. Dobry EMS doceni jasno postawione oczekiwania, bo ułatwiają mu to przygotowanie trafnej oferty.

Warto w tym miejscu wspomnieć o koncepcji open BOM. Oznacza ona, że dostawca przedstawia w ofercie otwarty kosztorys z wyszczególnieniem pozycji kosztowych. Dlaczego to ważne? Ponieważ umożliwia wgląd, jak kształtuje się cena jednostkowa produktu. Pozwala to np. porównać oferty kilku EMS-ów i zobaczyć, czy różnice wynikają z kosztów komponentów (jeden dostawca może mieć lepsze ceny zakupowe dzięki skali) czy z kosztu pracy i marży. Transparentność open BOM buduje zaufanie, pokazuje, że dostawca nie próbuje ukryć nadmiernych narzutów. Coraz więcej firm zlecających wprost wymaga takiej przejrzystości, zanim zaangażuje się w głębsze rozmowy.

Analizując otrzymane oferty cenowe, nie wpadaj w pułapkę porównywania wyłącznie kolumny z ceną. Cena jednostkowa jest oczywiście istotna, ale powinna być rozpatrywana w kontekście wartości jaką oferuje dostawca.

W praktyce, analiza ofert powinna prowadzić do wyłonienia 2–3 najlepszych kandydatów do ostatniej rundy - pogłębionych negocjacji i wizyt on-site. Utrzymanie konkurencji do samego końca działa na Twoją korzyść: dostawcy wiedząc, że nie są jedynymi wybrańcami, zwykle skłonni są do większej elastyczności i dopracowania oferty.

Wróćmy jeszcze do tego, że najtańsza oferta nie zawsze jest dobrym wyborem i coraz więcej zarządów zdaje sobie z tego sprawę. Cena jest tylko jednym z elementów wartości. Wybór EMS to decyzja długoterminowa i należy brać pod uwagę całokształt: zdolności techniczne, jakość, obsługę, bezpieczeństwo i zaufanie, bo to one zadecydują o sukcesie projektu w dłuższej perspektywie a nie cena jednostkowa. Innymi słowy, opłaca się zapłacić nieco więcej za pewność i spokój niż zaoszczędzić pozornie, by potem ponosić koszty opóźnień czy poprawek. Jak mówi stare biznesowe porzekadło: „Jeśli myślisz, że dobry dostawca jest drogi, to policz, ile kosztuje Cię zły dostawca.”

Wizyty i audyt u dostawcy – sprawdź zanim podpiszesz

Ostatnim, decydującym etapem procesu są wizyty i audyty u wybranych finalistów. Nic nie zastąpi osobistej oceny na miejscu: nawet najbardziej szczegółowa oferta czy piękne certyfikaty nie oddadzą realnego obrazu fabryki. Wizyty on-site pozwalają zweryfikować informacje z papieru oraz ocenić niemierzalne elementy współpracy: kulturę organizacyjną, atmosferę, zaangażowanie zespołu. To bardzo ważny moment - dostawca musi potwierdzić swoją wiarygodność w praktyce.

Jak się przygotować do takiej wizyty? Zbierz zespół, który weźmie w niej udział - zwykle przedstawiciele działu technicznego, jakości, zakupów, a także często decydent. Przygotuj listę kontrolną obszarów do sprawdzenia: od linii produkcyjnych i sprzętu przez magazyn i sposób zarządzania materiałami, po obszar administracyjny. Sprawdź, czy procesy jakości działają na żywo tak, jak opisano w ofercie, poproś na przykład o pokazanie przykładowych raportów z AOI, procedur testowych, wskaźników z ostatniego okresu. Rozmawiaj z ludźmi: inżynierami procesu, operatorami, kierownikiem jakości. Ich kompetencje i otwartość wiele Ci powiedzą o rzeczywistym know-how firmy i jej podejściu do klientów.

Nie bój się poruszać trudnych tematów podczas rozmów: zapytaj, jakie wyzwania napotykają najczęściej w projektach podobnych do Twojego i jak je rozwiązują. Poproś o opisanie przypadku, gdy coś poszło niezgodnie z planem, jak wtedy reagowali? Firma, która potrafi szczerze opowiedzieć o problemach i wyciągniętych wnioskach, prawdopodobnie ma dojrzałe procesy zarządzania ryzykiem. Unikanie odpowiedzi lub nadmierne usprawiedliwienia mogą świadczyć o braku otwartości.

Warto też ocenić atmosferę i kulturę organizacyjną: Czy osoby, z którymi rozmawiasz, sprawiają wrażenie zmotywowanych, dumnych z firmy? Czy kierownictwo jest obecne i zaangażowane w rozmowy z Tobą? W USA mawiają „Culture eats strategy for breakfast”, ja lubię powtarzać, że jest kultura organizacji i długo, długo nic więcej. Warto docenić ogromną wagę tego aspektu, bo kultura organizacyjna jest odpowiednikiem postawy człowieka, cechy nadrzędnej w stosunku do wiedzy. Dlaczego tak twierdzę? Bo wiedzę można szybko pozyskać, a zmienić postawę jest dużo trudniej.

Po każdej wizycie wewnętrzny zespół powinien zrobić podsumowanie oceny dostawcy. Pomocne bywa tu narzędzie scorecard: ocena punktowa wielu aspektów (np. sprzęt i technologia, jakość, finanse, dopasowanie kulturowe, komunikacja, cena) – tak, aby mieć obiektywizowany obraz każdego dostawcy.

Ostateczny wybór i budowanie długoterminowej relacji

Po miesiącach analiz, rozmów i wizyt nadchodzi moment decyzji. Idealnie, jeśli jeden z dostawców wysuwa się na prowadzenie w większości kategorii oceny i zyskuje zaufanie zespołu. Żyjemy jednak świecie wysokiej konkurencji i często wybór nie jest oczywisty. Na tym etapie powinieneś mieć pełną świadomość trade-offów: każdy wybór ma plusy i minusy, ale podjęty świadomie pozwoli nimi odpowiednio zarządzać.

Na koniec. Nie pal mostów z dostawcami, których nie wybrałeś. Rynek EMS bywa zaskakujący, dzisiejszy numer dwa może jutro mieć technologię, której potrzebujesz, albo dodatkowe moce w kryzysowej sytuacji. Podziękuj kulturalnie każdej firmie za udział w procesie, podziel się feedbackiem i zostaw drzwi otwarte na ewentualną współpracę w przyszłości.

EMS jest przedłużeniem Twojej firmy – wybierz go rozsądnie

Lincoln miał rację - przygotowanie przesądza o wyniku. W przypadku EMS stawką nie jest jeden produkt czy kampania, ale jakość i stabilność całego łańcucha operacyjnego. Dziś, jutro i za dwa lata.

Samsung zapłacił miliardy za lekcję, którą inni mogą przyswoić znacznie taniej, poświęcając kilka godzin na zrozumienie i uporządkowanie metodycznego podejścia do selekcji dostawcy.

Taka procedura już istnieje. Przewodnik „Jak wybrać najlepszego dostawcę EMS” można pobrać bezpłatnie ze strony www.ems-expert.eu/pl (jest też wersja angielska: www.ems-expert.eu). To 140 stron metodycznej wiedzy, opracowanej przez praktyków z wieloletnim doświadczeniem w montażu kontraktowym. To narzędzie, które pozwala uniknąć kosztownych błędów zanim się pojawią.

W realiach dzisiejszego rynku nie chodzi już o to, czy ryzyko się pojawi, tylko gdzie i kiedy. Przewagę budują ci, którzy potrafią działać systemowo, zanim problem stanie się widoczny w wynikach finansowych.

 Autor: Wojciech Tyliński, Manager Marketingu w TSTRONIC

Od 2014 roku odpowiada w TSTRONIC za pozyskiwanie i wdrażanie nowych projektów, łącząc kompetencje marketingowe z głębokim rozumieniem specyfiki branży EMS. Absolwent Executive MBA, w pracy stawia na precyzję, mierzalność działań i strategiczne podejście do rozwoju firmy. Z perspektywy praktyka pisze o tym, co rzeczywiście działa w marketingu i sprzedaży B2B w przemyśle.

www.tstronic.eu